Comunicazione in fase di emergenza

Comunicazione in fase di emergenza

Pianificare la comunicazione in situazioni di emergenza significa aprire molteplici canali comunicativi che possano facilitare processi di scambio tra tutti i soggetti coinvolti, sia nella fase che precede l’emergenza che nella fase in cui l’emergenza è in atto, quindi una comunicazione efficace, sia durante l’attività ordinaria che, soprattutto, durante una fase di emergenza, rappresenta già un’azione di prevenzione.

Migliorare le comunicazioni in emergenza

Il datore di lavoro, secondo il D.M. 2 settembre 2021 allegato II all’articolo 2, comma 1, deve predisporre e tenere aggiornato un piano di emergenza ma anche verificare le azioni che i lavoratori devono mettere in atto in caso di emergenza, come le procedure per l’evacuazione dai luoghi di lavoro dei lavoratori stessi e di altre persone presenti. Molto importante è la richiesta di intervento dei soccorsi esterni (quali vigili del fuoco, pronto soccorso, Polizia e Carabinieri) fornendo attraverso messaggi di allarme inequivocabili ed efficaci le informazioni durante le chiamate e al loro arrivo, mettere in atto specifiche misure assistere persone con esigenze speciali.

Comunicazioni ai dipendenti e agli ospiti

La comunicazione ai dipendenti avviene anche attraverso le attività di formazione a cui tutti i dipendenti debbono partecipare, anche se in realtà non è facile avere riscontro di quanto effettivamente il dipendente abbia appreso. Quindi anche diffondere gli aggiornamenti delle procedure o le informazioni occasionali può risultare difficoltoso, per questa ragione bisogna individuare delle modalità più efficaci.

Qui di seguito dei potenziali suggerimenti:

• affissione in bacheca del nuovo Piano di Emergenza Interna o invio telematico con mail. Quest’ultimo permette di avere la certezza del recapito ma non che l’informazione venga recepita;
• in una azienda con pochi dipendenti è possibile riunirsi anche nella ‘pausa caffè’ mentre in realtà di dimensioni maggiori può essere più difficile raggiungere tutti i dipendenti;
• la notifica ad personam è forse quella più efficace perché prevede uno scambio diretto delle informazioni ed un riscontro anche su ciò che il dipendente ha effettivamente recepito.

Gli ospiti dovranno essere informati sulle disposizioni presenti nei Piani di Emergenza Interna prima dell’ingresso nel luogo di lavoro ed in ogni caso dovrebbero essere sempre accompagnati da un lavoratore che intervenga in caso di emergenza.

Le comunicazioni in emergenza

Il personale coinvolto nelle emergenze riceve precise istruzioni su cosa fare durante l’emergenza. Il datore di lavoro deve valutare con cura la composizione della squadra deputata all’emergenza ed assicurarsi che abbia le capacità di assolvere al compito. Inoltre, dovrà essere prestata particolare attenzione al lavoratore incaricato di interfacciarsi, durante l’emergenza, normalmente per via telefonica, con le Autorità esterne. Sarà utile fornire una procedura di riferimento che riporti le frasi con cui l’operatore deve trasmettere le informazioni necessarie onde evitare che siano tralasciate notizie importanti e affinché vengano contattati tutti gli attori da coinvolgere.

I dispositivi per la comunicazione in emergenza

Durante la fase di emergenza i dispositivi dovranno essere udibili ed in alcuni casi anche visivi, questo dipende dal luogo di lavoro. Il dispositivo può essere un semplice megafono, un avvisatore acustico manuale, una sirena attivabile attraverso appositi dispositivi, ed in alcune realtà dovrà essere integrata con cartelli luminosi che avvisano del pericolo.

Per maggiori informazioni visita il nostro sito oppure contattaci

Link Utili:

• D.M. 2 settembre 2021 allegato II